Alerta de vencimiento: ¿Cómo? ¿Qué? ¿Cuándo?

Alerta de vencimiento: ¿Cómo? ¿Qué? ¿Cuándo?

“¡Se venció el formulario de ART y tenemos al equipo técnico del proveedor en la puerta!”.

“Ayer terminó el período de prueba del nuevo recurso y se nos pasó de largo”.

“¿No era hoy que teníamos que renovar los papeles de la licitación?”.

Aunque no parezca, estas frases son más comunes de lo que pensás y se repiten en todas las oficinas, sea cual fuere su tamaño, independientemente del sector del que se trate.

Esto se debe a que muchos sistemas de gestión de la información no cuentan con “alertas de vencimiento” de la documentación, lo cual genera, en el mejor de los casos, un importante stress para cumplir con el tiempo pautado y, en el peor, pérdidas económicas o riesgos legales emanados de esos deadlines.

En muchas compañías importantes con estructuras  y sistemas consolidados, ese cronograma de vencimientos recae en alguna secretaria y su agenda de papel o, simplemente, en recordatorios con algún esquema de señaladores sobre legajos físicos.

Se trata de decisiones de alto riesgo que implican asumir, de antemano, un gran porcentaje de desvíos. Ni hablar si nos referimos al Departamento de Legales, donde las fechas de vencimiento pueden pasar por contratos que unen comercialmente a la compañía con otras, documentación para renovaciones en el área crediticia, o vencimientos ligados a permisos o autorizaciones de acceso a diferentes áreas de trabajo.

Un gestor documental, que cuente con la función de registrar fechas de vencimiento o bien períodos de tiempo establecidos en que esos documentos tienen vigencia y que, a su vez, genere alertas por correo electrónico informando a los responsables que deben accionar, es la solución a este problema.

DigitalDocs no solamente cuenta con esta funcionalidad, sino que, además, le agrega una capa de workflow que permite informar por caso a un usuario superior cuando la renovación de ese documento vencido no haya sido realizada en tiempo y forma, Esto hace posible mejorar el circuito de seguimiento de este tipo de operatorias.

Bancos, financieras, estudios jurídicos, departamentos de RR. HH. o Calidad son solo algunos de los beneficiados con esta clase de soluciones.

Con tan solo solicitarnos una demostración desde nuestro sitio web, podemos mostrarte esta y otras ventajas de trabajar con DigitalDocs.