¿Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales?

¿Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales?

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Las empresas de hoy día están atentas a cuestiones vinculadas a su archivo de documentación que, hasta hace un tiempo, no suponían un problema.

En la actualidad, existen necesidades tanto a nivel de la recolección de datos al interior de los documentos para optimizar los procesos de gestión, como de ahorro de costos en los que se incurre con la guarda física de la papelería.

Es por estos motivos que se hace necesario contar con una estrategia así como también los sistemas y procesos adecuados para poner a disposición de los usuarios los documentos que puedan resultar imprescindibles para desarrollar su labor diaria.

Administrar el flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa resultan acciones fundamentales que mejoran la performance de los equipos de trabajo y, por ende, la rentabilidad de las compañías.

Las ventajas a la hora de pensar en un archivo documental electrónico son no solamente los ahorros de costos en impresión, papel y guarda física, sumado a la preservación del medio ambiente, sino también la posibilidad que da este formato acerca de modalidades “colaborativas” de edición por más de un integrante de la organización, lo que profundiza el trabajo en equipo y una sinergia adecuada.

Por otro lado, añadir el respaldo de un software de gestión documental permite una localización centralizada de fácil y rápido acceso.

Workflow, el compañero ideal

A estas buenas prácticas que indicamos en el párrafo anterior se suma la posibilidad de algunos sistemas de incluir una capa de workflow al proceso, lo que permite complejizarlo tanto como demande el área de trabajo, sumando niveles de autorización, control de tiempos de respuesta, firma electrónica, etc.

Guarda física: Los principales motivos

Hoy por hoy, si una empresa decide entrar de lleno en el manejo de un archivo documental electrónico versus su antiguo archivo físico, tiene como principal condicionante temas de índole legal e impositivo que obligan a guardar cierta documentación crítica (contratos, habilitaciones, facturas, remitos, etc.) por períodos que van entre los cinco y diez años.

Si bien es una realidad que se está modificando aceleradamente, es un detalle a tener en cuenta.

En esa instancia, la mejora se verifica en la instantaneidad que implica el archivo electrónico respecto del físico en materia de consultas.

Conclusiones

Es importante entender que, en la actualidad, lo que debe primar es el intento de manejar la documentación de forma electrónica, siempre sabiendo que no se va a poder eliminar toda la documentación física, pero que, con la ayuda de un gestor documental, podemos relegar un ordenado archivo en papel a temas estrictamente de presentaciones impositivas o legales.

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