¿Cómo elegir un software de gestión de documentos de forma correcta?

¿Cómo elegir un software de gestión de documentos de forma correcta?

La gestión de la información de las empresas es una problemática visible, sea cual fuere el tamaño de la compañía en cuestión.

Las múltiples plataformas por donde circulan contenidos necesarios para el desenvolvimiento de las diferentes áreas de trabajo, la falta de racionalidad y la centralización de su manejo, muchas veces, no permiten tomar las decisiones correctas con la posterior pérdida de tiempo, recursos y dinero.

Es por ello que contar con los avances en materia de software de gestión que el mercado ofrece hará la diferencia con su competencia y mejorará, sin dudas, la eficiencia de sus equipos de trabajo.
Si aún no ha incursionado en estas mejoras, ¿cómo elegir su socio de negocios correcto?

 Aquí van cuatro puntos que pueden ayudarlo a tomar la decisión:

1 – Implementación. El proceso de implementación que un software de estas características requiere lo obliga a pensar la mejor forma de reestructurar su trabajo interno, que incluye, en la mayoría de los casos, la necesidad de cambios “culturales” a nivel organizativo.
Uno de los principales temas que debe observar en esta etapa es trabajar con el socio de negocios ideal. Este es aquel proveedor de servicios que pueda interpretar sus necesidades y plasmarlas en una herramienta. A tal fin, la solución  debe garantizar:

  • Durante el proceso de consultoría, despejar toda duda respecto a las necesidades existentes y cómo el proveedor del software las haya podido entender y traducir en las sucesivas maquetas de trabajo que se irán presentando. Esta etapa inicial es fundante para el éxito del proyecto, e implica tener la mayor disponibilidad y atención en el ida y vuelta del material de trabajo para evitar posteriores demoras.
  • Mantener y exigir que se respeten los tiempos de implementación, considerando hipótesis y restricciones del proyecto.
  • Obtener, al final del proceso, los servicios y funcionalidades acordados desde un principio.

2 – Dimensiones del proyecto. La implementación de un sistema de gestión de documentos en una empresa es un objetivo que conlleva una cierta complejidad, sobre todo en grandes compañías. Se trata de proyectos con componentes técnicos, humanos y organizativos que requieren una adecuada gestión para alcanzar los resultados esperados. La responsabilidad debe recaer en un directivo de la organización con suficiente capacidad para gestionar todos los aspectos implicados desde el comienzo y hasta la finalización.

3 – ¿Qué producto se necesita? La selección del producto es un aspecto clave y, para ello, el project leader juega un papel fundamental.  El conocimiento en los aspectos fundamentales del manejo de la empresa es la condición básica para la elección de quien guíe la tarea. La suficiente asistencia y apoyo del proveedor es un punto más importante que el conocimiento técnico que el responsable pueda tener. Claro está que si a su conocimiento organizacional se suma el conocimiento técnico, el resultado va a ser óptimo.

4 – Definición de responsabilidades. Un último ítem indispensable para su empresa es contar con “usuarios clave” en cada área, quienes serán los que junto al proveedor colaborarán en la parametrización y alcances del producto. En esta definición de responsabilidades no podemos dejar de lado la participación del departamento de sistemas de forma continuada, que juega un papel fundamental para no encontrarse con sorpresas desde el punto de vista técnico, atendiendo las necesidades que demande la solución y los usuarios finales.

 

Conclusión


En el actual mercado altamente competitivo, quien logre reducir sus costos haciendo más eficiente sus procesos y alivianando la carga de tareas de sus recursos humanos logrará sostenerse y consolidarse.

Esto también tendrá un fuerte impacto a mediano plazo en la mejora del clima interno de su compañía, repercutiendo en la mejor atención y manejo de sus clientes.

Además, le permitirá tomar decisiones vitales mucho más enfocado, con controles definidos que detecten puntos de fuga antes ocultos.

Para todo esto, es importante que el proveedor de la solución tecnológica conozca el mercado en el que su compañía se desenvuelve y lo acompañe en este camino para alcanzar sus objetivos.