¿Está tu empresa gestionando sus contratos de forma eficiente?

¿Está tu empresa gestionando sus contratos de forma eficiente?

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No cabe dudas sobre la importancia que tiene para las empresas, sin distinción de tamaños, la correcta gestión de cumplimiento de sus contratos. Ya sean de proveedores o clientes, es necesario mantener un orden y organización sobre esos documentos a fin de contar con la información necesaria de manera rápida y sencilla.

Para todo esto, se hace vital contar con una herramienta tecnológica que tome el control y minimice los probables errores de sus usuarios.

Este tipo de plataformas, además, debe permitir gestionar el ciclo completo del cumplimiento de un contrato y colaborar con los diversos tipos de compañías que suelen administrar una gran cantidad de estos instrumentos legales.

Ahora bien, ¿qué tengo que tener en cuenta a la hora de elegir un software para realizar un control y seguimiento eficiente de mis contratos?

Estos son algunos de los atributos más importantes con los que deberías contar:

  • Almacenar información relevante y documentos relacionados con el contrato dentro de un mismo legajo virtual.
  • Permitir búsquedas de contratos con filtros personalizados en pocos segundos.
  • Incluir un sistema de auditoría que permita llevar control de todos cambios que se realicen, guardando las diferentes versiones.
  • Contar con un workflow que permita controlar que todos los actores relevantes cumplan en tiempo y forma con lo acordado.
  • Disminuir los riesgos y las pérdidas potenciales de negocios, que aumentan exponencialmente con esa información sensible dispersa y descentralizada.
  • Contar con un sistema de alertas de vencimientos según el tipo de contrato, indicando las fechas clave para iniciar su proceso de renegociación.
  • En el caso de un convenio con cláusulas de evolución en el ajuste de precios, que se pueda auditar y volver a aprobar para luego pasar a producción los cambios.
  • Mantener versiones y su tracking hasta la firma del convenio final.
  • Generar alertas o matrices de aprobación con firmas electrónicas y resguardar la información para cada una de las obligaciones contractuales. 
  • Incluir reportes para los sistemas contables o recibir información de sus sistemas.

Todas estas funciones hacen de un gestor de procesos documentales direccionando al control de los contratos un aliado perfecto para mejorar y potenciar tu negocio.

Podés encontrar estos y muchos otros atributos de nuestra herramienta DigitalDocs, ingresando a nuestro sitio o simplemente preguntándonos cómo.

¡Éxitos en tu búsqueda!

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