Cada día, recibimos más y más dudas en el chat de Noobitar acerca de una problemática universal: ¿cómo automatizar la carga de datos a mis sistemas?
Esta es una cuestión que le quita el sueño a más de un CEO del tipo de compañía que sea, tanto por tamaño como por vertical de negocios. En definitiva, las dificultades terminan siendo las mismas.
Por citar el caso más común a todas las empresas, nos referiremos en esta nota al procesamiento de facturas de proveedores, pero esto mismo se aplica a remitos, cartas documento, contratos, etc.
Al referirnos a este tipo de trabajos, las necesidades son más o menos las mismas y se resumiría así:
- Existe una empresa que tiene una importante cantidad de proveedores.
- Cada uno de estos proveedores emite facturas para dicha compañía, ya sea por productos o por servicios y de manera periódica o esporádica.
- Estas facturas son variadas en cuanto a su formato y estructura de datos.
- También son variados los métodos por los que llegan a manos de la compañía receptora (mail a diferentes direcciones, descarga desde una plataforma o, en menor medida, por correo o entrega en mano).
Una vez llevada a cabo la recepción, en la mayoría de los casos, el proceso continúa con:
- Validación de los datos del proveedor para saber si existe o no en el sistema de la compañía (el ABM, por lo general, se maneja con un ERP).
- El macheo del producto o servicio con el remito correspondiente que, en la mayoría de los casos, viaja por separado de la factura.
- La carga en el sistema contable, que puede o no ser el mismo que el ABM de proveedores.
- La autorización del pago por una o más personas (aquí se pueden abrir métodos de aprobación muy variados que incluyen la impresión de la factura para la validación visual por parte del responsable).
- La generación del pago, y la confección de la orden de pago y los diferentes comprobantes impositivos.
- El aviso al proveedor acerca de la disponibilidad de su cobro.
En estos pocos puntos que hemos señalado, además de sentirnos todos identificados, supongo que si llegaste a esta altura de la nota ya habrás detectado no menos de cinco problemáticas que se suceden en esta operaciones:
- Problemas con el CUIT del proveedor con respecto a la consulta en AFIP.
- Dificultad para cruzar la factura con el remito si estos se llevan por caminos distintos o en archivos diferentes.
- Demora en los tiempos de autorización cuando se trata de más de una persona o cuando los autorizantes no se encuentran todo el tiempo en la oficina.
- La necesidad de crear un circuito paralelo (por lo general, con participación de la recepción) para el aviso de disponibilidad de pago al proveedor.
.Volviendo al punto de partida y a la pregunta “¿Cómo automatizar la carga de datos a mis sistemas?”, en Noobitar, encontramos una respuesta bastante apropiada: con un gestor de procesos documentales.
Esto, en el caso de una herramienta robusta, supone la resolución de la mayoría de las problemáticas planteadas, a saber:
- Contar con una capa de inteligencia para mejorar el flujo de los comprobantes desde su recepción.
- Permitir la realización de controles contra la base de datos de la empresa para conocer de forma automática la existencia o no de ese proveedor, además de realizar controles con bases de datos externas (ej., AFIP).
- Incluir la posibilidad de aprobar una o más operaciones a la vez y por uno o más usuarios, dependiendo de la complejidad de la organización,
- Ofrecer balanceo de carga de trabajo entre los usuarios que preparen las operaciones para evitar los “cuellos de botella”.
- Poseer estadísticas de las operaciones y su trayectoria para evaluar instancias de mejora.
Estas son solamente algunas de las funcionalidades con las que debe contar un gestor de procesos documentales que facilite la tarea de cualquier organización, sea cual fuere su tamaño.
En Noobitar, conocemos mejor que nadie esta problemática y podemos colaborar con la soluciones más efectivas.