¿Cómo agilizar la recepción de facturas de proveedores?

¿Cómo agilizar la recepción de facturas de proveedores?

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¿Cuánto tiempo se pierde en la búsqueda de una factura que nos están reclamando? Allí mismo surgen las preguntas: ¿Fue recibida? ¿Por qué medio la enviaron? ¿Fue ingresada a nuestro sistema?  ¿Se corresponde con el monto que se abonó por el mismo servicio la última vez?

Y luego de resolver estas dudas, resta generar el pago, liquidar impuestos y avisar al proveedor que su comprobante está liquidado y que puede chequear su pago.

Todo esto supone, en infinidad de empresas, una tarea que no está centralizada, ni mucho menos, enlazada mediante un esquema de flujo de trabajo que colabore en agilizar y evitar errores.  ¿Es tu caso?

Frente a esto, la tecnología tiene mucho para dar en la búsqueda de la mejor solución.

Buscando a la tecnología como aliada del proceso

Las empresas, en todo el mundo, entienden hoy día que los procesos de gestión de documentos rutinarios y sin valor agregado deben automatizarse para dedicar más tiempo a tareas de control y auditoría, y por sobre todas las cosas, a poner foco en mejorar la comercialización de sus productos o servicios.  

Es por esto que el uso de tecnología en estos temas va ganando cada vez más terreno, llegando incluso a generar una nueva cultura interna en las empresas sobre cómo se gestionan estos documentos.  A la posibilidad generalizada de trabajar con facturas electrónicas se suma el uso de OCR para capturar los datos y, en los últimos tiempos, la integración de esta información con los sistemas de las compañías (ERPs, CRM, TMS, WMS) que permite alimentar bases de datos para trabajar en análisis, comparativas, etc.

Workflow de facturas de proveedores: El camino lógico a la mejora

La masificación de la factura electrónica permite mejorar la captura de los datos que contiene.

Si a ello le sumamos una capa de inteligencia con la implementación de un workflow, sin dudas optimizaremos el proceso.

Esto básicamente implica ingresar el comprobante que hay que abonar, que sea revisado, autorizado para su pago, cancelado y, por último, registrado en el sistema administrativo/contable de la empresa.

Y lo mejor de esto es que puede hacerse tan simple o complejo como sea necesario.

Y vos: ¿cómo estás llevando adelante la recepción de facturas? ¿Con el método tradicional o permitiendo que la tecnología lo facilite?

 

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