Irremediablemente, hoy día, estamos atravesados por la falta de tiempo y la demanda en la obtención de resultados, al menos, en el plano laboral.
Cuando ambas cosas se conjugan, la complicación se profundiza. Es, por ejemplo, el caso de los procesos de gestión documental en las empresas y cómo mejorar esas dos demandas valiéndose de la tecnología. Es allí donde aparecen “los flujos de trabajo” o “workflows”, tal su denominación en inglés.
Esta metodología nos permite no solamente reducir nuestros tiempos en tareas sistemáticas, sino que, además, optimiza nuestro trabajo y nos permite corregir desvíos en los procesos analizados.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento a su cumplimiento.
De hecho, probablemente hoy aplicás workflow en tu propia vida. Por ejemplo, cuando tenés que ir al super y buscás un local que quede en línea con el camino de regreso de la oficina a tu casa, estás aplicando un flujo de trabajo para optimizar tus tiempos y que se aliviane la pesada carga de hacer las compras.
Cuando se trata de la organización en tu empresa, en lugar de estar buscando la factura del proveedor entre tus correos, aplicando el buscador a tus carpetas en la PC o, lo que es peor, revolviendo entre los papeles de tu escritorio, ¿no pensás que sería mejor que, por ejemplo, todas las facturas entraran por una misma bandeja donde se las pueda organizar y clasificar (por proveedor, por monto, por rubro, etc.), y que, de allí, se defina cómo y cuándo se abonan?
De esto se trata un WORKFLOW, de facilitar lo tedioso y repetitivo, e imprimirle lógica y orden.
Ejemplos de flujos de trabajo para oficina más utilizados
He aquí una lista un tanto caprichosa de los principales flujos de trabajo que puedes encontrar en una oficina:
- APROBACIÓN DE FACTURAS EN ÁREAS DE PAGO A PROVEEDORES
- CONTROL DE MERCADERÍA PARA EL ÁREA LOGÍSTICA
- TRAZABILIDAD DE MEDICAMENTOS PARA LABORATORIOS
- CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTACIÓN CON VENCIMIENTO EN MESA DE ENTRADA
- APERTURA DE CARPETA DE CRÉDITOS EN ENTIDADES FINANCIERAS
Y lo mejor de todo esto es que estos flujos de trabajo pueden complejizarse tanto como se necesite. Algunas de sus ventajas son:
- INTERACCIÓN DE MÁS DE UN USUARIO CON EL MISMO CASO
- POSIBILIDAD DE TRABAJAR DOCUMENTACIÓN LEGAL SIN NECESIDAD DE MOVER LOS ORIGINALES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
- APROBACIÓN DE OPERACIONES CON VARIOS NIVELES JERÁRQUICOS
- INTEGRACIÓN CON SISTEMAS DE GESTIÓN (ERP´S) PARA RETROALIMENTACIÓN DE DATOS
- CARGA BALANCEADA DE GESTIONES ENTRE UN GRUPO DE TRABAJO PARA EVITAR LOS “CUELLOS DE BOTELLA”
Estas son solamente algunas de las posibilidades que brinda la implementación de diversos workflows en las empresas.
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