Hoy día, existen en el mercado plataformas que integran de forma más fluida la relación entre las compañías y sus empleados. Se trata ni más ni menos que de portales de gestión del empleado, con los que el área de RR.HH puede administrar cualquier asunto empresarial en relación con sus recursos.
Estas herramientas permiten monitorear cuestiones tales como la gestión de nóminas y calendarios laborales, además de posibilitar el intercambio de información sobre procedimientos o manuales de capacitación y todo tipo de comunicación interna de forma más eficaz y eficiente.
Además, la posibilidad de que estas aplicaciones se adapten a cualquier dispositivo -sobre todo, a los personales como smartphones o tablets-, permite acelerar todas las gestiones de las que se encarga este tipo de portales y que detallaremos a continuación.
Funcionalidades del portal de gestión del empleado
Podemos resumir en cinco grandes categorías aquellas funcionalidades que un portal de gestión puede aportar al área de RR. HH.;
- Gestión de documentos. Administrar contratos, nóminas, facturas (en el caso de trabajadores freelance), calendarios laborales y de turnos médicos, cualquier currículum vitae, y, en definitiva, cualquier documento que el departamento de RRHH tenga que filtrar, procesar o utilizar de forma puntual o continua.
- Gestión de procesos. Así como el departamento de RR. HH. debe administrar una serie de documentos, también debe encargarse de ciertos procesos empresariales. Hablamos de cuestiones como el proceso de selección de nuevos trabajadores (desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la recepción de candidaturas, las entrevistas individuales o grupales, y la selección final). En este punto, se destaca también la posibilidad de usar las redes sociales (Linkedin, Twitter, Facebook, entre otras) para la detección de perfiles adecuados.
- Capacitación y seguimiento. Las actividades formativas destinadas a reforzar las habilidades de los equipos de trabajo, los exámenes para las calificaciones anuales o los sistemas de incentivos por productividad que tienen como objetivo motivar a un departamento comercial son algunos ejemplos de procesos que el departamento de RR. HH. lleva a cabo con frecuencia y que se pueden administrar de forma eficaz a través de un portal de gestión.
- Área empleados. Disponer de un área privada para el empleado para que configure sus preferencias es una funcionalidad muy buscada. Este tipo de avances permiten, además, interactuar de forma rápida con sus compañeros. El departamento de RR. HH. que, en su portal, ofrezca estas posibilidades a los empleados de la empresa, dispondrá no sólo de canales rápidos de comunicación individual o grupal, sino también de un registro de actividad que permitirá analizar y medir aspectos como qué ha hecho cada persona dentro del portal, en qué momento, desde qué lugar, durante cuánto tiempo, etc. Esta información puede proporcionar datos que el departamento de RR. HH. puede aprovechar para mejorar las condiciones laborales de sus empleados.
- Reportes. Además de todas las funcionalidades anteriores, un portal de gestión debe incluir también un módulo de reporting que permita distribuir cualquier tipo de datos a cualquier departamento de la empresa. Así, por ejemplo, si un sector de la compañía necesita en algún momento los perfiles competenciales de los trabajadores para la realización de una búsqueda laboral interna, o bien conocer comportamientos de los mismos para aumentar la productividad, este módulo le permitirá acceder a los datos almacenados de forma rápida y sencilla.
Así, si tenemos en cuenta estas cinco grandes funcionalidades, sabremos cómo elegir el portal de gestión del empleado más adecuado para nuestro departamento de RR. HH.
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